La nota o comunicado de prensa es la herramienta
básica del trabajo de relaciones públicas, en el aspecto de relaciones con los
medios, mejor conocido como gabinete de prensa. Es un escrito que reúne la
información fundamental sobre algún tema, persona y/o producto, que se envía a
los medios de comunicación para que éstos se encarguen de difundirla entre la
población.
Breve historia de la nota de prensa
En la antigüedad, las noticias siempre eran
llevadas por mensajeros que recorrían grandes distancias para difundir de viva
voz o mediante sencillas cartas la información entre los gobernantes y éstos, a
su vez, se encargaban de trasmitirla al pueblo. El ejemplo clásico lo tenemos
en la gesta del soldado Filípides, quien, en el año 430 DC, corrió 40
kilómetros para anunciar el triunfo de los griegos frente a los persas,
muriendo momentos después de haber dado la buena nueva. Este esfuerzo de
comunicación es recordado hoy en día en la prueba deportiva conocida
como"Maratón".
La nota de prensa es también el más versátil de
todos los documentos que se puedan distribuir entre los medios de comunicación,
ya que responde a un acontecimiento de actualidad (el lanzamiento de un
producto, el posicionamiento de un líder de opinión frente al tema del día, la
situación sobre una catástrofe, entre otros).
- Debe
obedecer a un hecho noticioso de actualidad
- Vida
útil breve y concreta
- Claridad
y concisión en los mensajes
- Sin
información redundante, antigua o inútil
- Lenguaje
accesible al lector
- Sin
adjetivos
- Fuente
fiable y datos contrastables
- Declaraciones,
si son relevantes y aportan información de valor para el hecho noticiable
Como ya se ha destacado anteriormente, la nota de
prensa debe ayudar al periodista a hacer su trabajo, por lo que siempre hay que
ofrecer un vínculo para solventar cualquier necesidad que pueda surgir para
aclarar dudas, completar información u obtener otro tipo de apoyos para su
mejor difusión en los medios.
- Nombre
- Cargo
- Teléfono
- Fax
- Correo
electrónico
- Página
web (si la hubiera)
Características
de la nota de prensa
Por este
mismo motivo, la nota de prensa tiene una vida útil muy breve y concreta. Esto
debe tenerlo presente quien la elabore, para eliminar datos inútiles o
redundantes, información sobre otras ideas o personas ajenos al tema central
del comunicado, mensajes antiguos, etc.
En el caso
de la nota de prensa cabe el dicho "si lo bueno es breve, entonces es dos
veces bueno". Esta herramienta de comunicación debe ser concisa, clara y
directa.
Esto se
aplica perfectamente a la utilización de adjetivos. En realidad, cuando se
escribe una nota de prensa se trata de no usarlos. Frente al lenguaje
publicitario, con sus estrategias de persuasión e impacto en el público, el de
la relaciones públicas tiene que basarse en la credibilidad de la fuente y en
la posibilidad de contrastar los datos que se aportan.
Puede
suceder en los mensajes comerciales, elaborados en primera instancia por personas
de los departamentos de marketing, que sean grandilocuentes y demasiado
entusiastas con respecto a la realidad del producto. En este caso, el deber del
consultor de relaciones públicas está en hacerle ver a su cliente que en los
medios de comunicación el primer público al que debe enfrentarse son los
periodistas, que éstos valorarán la fiabilidad de la fuente y que los datos
sean creíbles, aún antes de la novedad que pueda suponer el lanzamiento de su
producto, para decidir finalmente si publica o no la información proporcionada.
Decir que
algo es "lo mejor" será creíble en la medida que se acompañe de una
explicación clara de qué es lo que le da esta condición. Por ejemplo, en el
caso de un detergente, si ayuda a ahorrar más agua que ninguno, si es el que
más respeta los colores, si no daña los tejidos, si deja un olor durante más
tiempo, etc. y si estas características están avaladas por laboratorios
reconocidos e independientes entonces podrá decirlo, aunque aún así pueda ser
recomendable no hacerlo.
Cuando se
dice que el lenguaje de la nota de prensa tiene que ser claro y conciso,
también se refiere a que se debe huir de términos incomprensibles para el gran
público, ya sea de carácter técnico o de temas que sean dominados por un grupo
de "iniciados". Hay que intentar ser cercanos al lector, tener
empatía y preguntarnos si aquello que queremos trasmitir lo puede entender sin
ninguna dificultad.
Por otro
lado, en la actualidad, los líderes de algunas grandes organizaciones presionan
a sus agentes de relaciones públicas para que incluyan sus pronunciamientos
sobre el lanzamiento de un producto o cualquier acontecimiento sobre el que
consideran necesario "declarar", sin que este tipo de información sea
relevante para el periodista ni aporte información de valor para el hecho
noticioso en sí mismo.
Para ser
incluidas, las declaraciones deben ser siempre valoradas en el marco de la
noticia y no meterlas si no es realmente necesario hacerlo.
Elementos de
una nota de prensa
Titular
Esta frase
tiene que presentar, de una forma resumida, clara e impactante, la información
más importante que se quiere trasmitir al periodista.
Depende del
titular que la nota de prensa cumpla con mayor éxito su función, ya que si su
construcción es larga, confusa y sin interés, probablemente no se le atienda
con la debida atención, aunque la información del cuerpo del comunicado sea
relevante para el lector.
Es
recomendable que el titular se distinga desde su tipo de letra. Tendrá un
tamaño mayor, estará en negrita y centrado con respecto al cuerpo del texto.
Según
estilos, se pueden usar antetítulos y subtítulos -o "bullets" en su
término en inglés- para apoyar al titular, situándolo, complementándolo o
destacando una información que interese que el lector conozca rápidamente.
Lugar y
fecha de edición
Esto sirve
tanto para el periodista que está detrás de la noticia del día, como para
aquellos que investiguen posteriormente un acontecimiento o la trayectoria de
una empresa o personaje público.
Además,
también otorga mayor credibilidad saber estos datos, ya que los periodistas
siempre quieren saber de dónde viene la información que van a aportar a su
audiencia.
Dependiendo
de si a una primera nota le seguirán otras, como puede ser en el caso de una
catástrofe natural u otro tema en el que vaya necesitando actualizaciones
constantes, será conveniente consignar también la hora de emisión del
comunicado.
Cuerpo del
comunicado
Aunque aquí
se puede extender la exposición del tema, sigue siendo conveniente mantener un
estilo claro y conciso, mediante la utilización de frases cortas que conformen
párrafos de hasta seis líneas. La economía de palabras se convierte en un reto
para el consultor de relaciones públicas, quien tiene que aprender a decir más
con menos, a resumir sin dejar nada fuera.
La nota de
prensa guarda relación con la nota periodística en su construcción y forma,
pero no necesariamente en el fondo. La nota de prensa surge de un interés claro
de promocionar un producto, una persona o una ideología. Mientras que la nota
periodística consigna un hecho noticioso de los acontecimientos de la jornada.
Por su
parentesco en forma, algunos consejos de la nota periodística pueden servir
para el comunicado. Como la utilización de las 5 W: What? (¿Qué?) - Who?
(¿Quién?) - When? (¿Cuándo?) - Where? (¿Dónde?) - Why? (¿Por qué?).
Asimismo, el
cuerpo del comunicado debe seguir el mismo orden establecido en el titular del
comunicado, es decir, el primer párrafo deberá dedicarse al tema principal y
los siguientes a lo destacado por los subtítulos.
Normalmente,
para establecer el orden lógico del mensaje en las notas de prensa se aconseja
la pirámide tradicional. Es decir, comenzar por lo más importante del tema,
dejando información relevante para los párrafos subsecuentes.
Aunque el
lenguaje de la nota de prensa pueda determinarse desde el titular, es en el
cuerpo del comunicado en el que se hace la personalización del mensaje
dependiendo del público al que va dirigido.
Por ejemplo,
para el lanzamiento de un producto de alta tecnología, conviene adecuar el
lenguaje dependiendo si la nota de prensa se dirige a revistas especializadas,
con lectores habituados a términos técnicos, mientras que para el resto de los
medios habría que explicar de una manera sencilla las ventajas de uso del
artilugio.
Información
básica de la entidad que promueve la información
Colocado
después del cuerpo del comunicado, suele escribirse en un tipo de letra
diferente y a un menor tamaño para diferenciarlo.
Datos de
contacto
Los datos de
contacto incluyen:
Una respuesta
oportuna y ágil de la petición de un periodista ayuda de manera importante para
que la información promovida por la nota de prensa sea mejor considerada y con
mayores posibilidades de ser incluida por los medios.
Cabe
resaltar que siempre es importante, como parte de la gestión de medios, un
seguimiento constante -que no agobiante- de la información a los periodistas,
aunque de esto se hablará en un capítulo posterior.
Nota de
prensa interactiva
Diez
consejos básicos para conseguir que tu nota de prensa de prensa sea difundida
Materiales
de apoyo a la nota de prensa
En este
sentido, los materiales de apoyo que acompañen a una nota de prensa deben
obedecer a las necesidades de cada medio. Si se trata de una televisión, un
videocomunicado con imágenes relativas a la información, con entrevistas a
líderes de opinión o portavoces de la compañía o institución, serán de gran
ayuda para el medio. Un radiocomunicado servirá para las estaciones
radiofónicas e imágenes en alta resolución (en formato electrónico o en
diapositivas, para los medios impresos.
Por
supuesto, también se pueden enviar otro tipo de materiales de apoyo,
dependiendo del tema que se trate, pero para esto lo mejor es mantener la misma
estrategia que para el contenido de la nota de prensa: lo mejor es ser escueto,
sencillo y claro.
Demasiados
materiales pueden apabullar o distraer al periodista de lo más importante para
nosotros: la información de la nota de prensa.
Además,
aunque los materiales sean de la mayor calidad, siempre hay una posibilidad de
que el periodista prefiera conseguir los suyos directamente.
Las e-notas
de prensa
Ventajas
para el periodista:
Ventajas
para el profesional de relaciones públicas:
Limitaciones:
Las
limitaciones, por mencionar algunas, pueden ser discutibles ante la amplia
cobertura de internet entre los representantes de los medios de comunicación
españoles y, porque la competencia por la atención del periodista es un reto
que reside en la naturaleza misma de la actividad de relaciones públicas, con
lo que se deben emprender estrategias para destacar el mensaje entre una
multitud de informaciones.
Además, las
e-notas de prensa pueden ser reenviadas entre los periodistas a otras personas,
convirtiéndose en "embajadores" de la información y dando paso a
convertirlas en verdaderas campañas de comunicación viral.
En sí, las
e-notas de prensa pueden ser herramientas verdaderamente atractivas y
versátiles, pero lo que en el fondo seguirá importando es la información que
contenga.
Servicios de
distribución de notas de prensa
Gracias a
estos servicios, empresas, instituciones y hasta individuos que no se podían
permitir contratar los servicios de una empresa de relaciones públicas están
obteniendo una cobertura mediática sobre su producto, actividad o idea, que, de
otra forma, sería difícil lograr.
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